Prima comunicazione agli utenti

La comunicazione riveste un ruolo fondamentale nei progetti di migrazione, soprattutto quando questa è rivolta agli utenti finali che devono sentirsi partecipi oltre che essere informati circa modalità e tempi.

La Provincia di Perugia, dopo aver comunicato l’adesione al progetto LibreUmbria ad Amministratori e dirigenti, ha inviato la prima comunicazione ai dipendenti, dove viene messo in evidenza il fatto che “obiettivo del progetto è migliorare e rendere più agevole il lavoro di tutti, mettendo a disposizione un programma aggiornato, molto simile a quello già utilizzato all’interno degli uffici, ma più semplice ed affidabile. Uno strumento che può aiutare a fare il lavoro d’ufficio sprecando meno tempo e producendo documenti di migliore qualità”.

Nella prima comunicazione è rimarcato il fatto che “l’adozione di LibreOffice sarà lento, graduale e terrà conto delle esigenze di ciascuno. Ad una prima rilevazione, finalizzata a conoscere il tipo di lavoro che solitamente viene svolto con Office seguirà, contestualmente all’installazione di LibreOffice sui computer, la fase di formazione in aula per tutti i dipendenti coinvolti nel processo di migrazione. Per supportare il lavoro di ciascuno sarà organizzato internamente un servizio di assistenza che potrà fornire risposte ad eventuali difficoltà riscontrate”.

La prima comunicazione formale è stata inviata per mail a tutti i dipendenti e pubblicata sulla Intranet della Provincia di Perugia.

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La migrazione passo per passo

Il progetto di migrazione dell’Umbria a LibreOffice si sviluppa in cinque macro attività che partendo con l’analisi circa le possibilità di migrazione di un Ente arrivano a curare gli aspetti della post migrazione.
Preliminarmente alla scelta di migrare, infatti, per le PA che intendono farlo è consigliata un’attività di analisi che tiene conto delle  caratteristiche delle postazioni da migrare e degli utenti coinvolti, della tipologia di modelli presenti da convertire oltre che delle interazione di applicazioni informatiche interne con Office.
Decisa la migrazione e individuate eventuali criticità si passa alla programmazione di attività di comunicazione interna prima (con dirigenti e amministratori degli Enti e successivamente con gli utenti finali) ed esterna, rivolta a far comprendere i vantaggi della migrazione a ciascun stakeholder.
Si passa quindi alla formazione dei formatori, ovvero delle persone che internamente all’Ente potranno poi fare corsi ai colleghi su LibreOffice, e degli addetti alla installazione e assistenza, per i quali si prevede una formazione più di tipo sistemistico. Dopo un’adeguata rilevazione dei fabbisogni formativi, si pianificano le attività formative rivolte agli utenti finali che ciascun Ente ha la possibilità di erogare internamente grazie alla presenza dei formatori interni. Le ultime fasi sono quelle più tecniche, dedicate alla installazione sulle postazioni di LibreOffice e contestualmente alla disinstallazione di Microsoft Office, e l’avvio delle attività di assistenza post-migrazione. Riguardo a questa ultima attività fondamentale è l’organizzazione di un help desk interno formato da formatori e addetti alla installazione oltre che da utenti definiti “tecnologicamente avanzati”, individuati in fase di analisi per ciascuna unità organizzativa e formati adeguatamente per poter supportare i colleghi.

Tra gli obiettivi del progetto c’è quello di raccogliere le buone pratiche della migrazione umbra in un ebook al fine di divulgare le modalità, la documentazione e tutto quello che può essere “riusato” da altre PA che intendono passare a LibreOffice.