LibreUmbria tra le 10 migliori storie di qualità a ForumPA

Giovedì 30 maggio alle ore 14 presso il Palazzo dei Congressi a Roma, nell’ambito di ForumPA, LibreUmbria sarà premiata come una delle 10 migliori storie di qualità associate a progetti, idee e iniziative, che hanno contribuito a migliorare la complessa e strutturata macchina dei servizi pubblici.

LibreUmbria ha partecipato alla call raccontando la propria storia, il successo della prima esperienza pilota attivata presso la Provincia di Perugia, descrivendo l’approccio innovativo usato per la comunicazione del progetto, la formazione dei dipendenti, la trasparenza della documentazione prodotta pubblicata con licenza creative commons.

LibreUmbria si presenta a ForumPA come storia di migrazione possibile a software open source finalizzata non solo al risparmio ma alla incentivazione della collaborazione tra Enti diversi, al coinvolgimento delle risorse interne da impegnare nella formazione, all’importanza della conoscenza dei processi interni utile alla riorganizzazione e al miglioramento degli stessi.

LibreUmbria vuole essere un esempio di come è possibile in Pubblica Amministrazione portare innovazione di processo che non solo fa risparmiare risorse ma migliora la costruzione dei documenti e del flusso di dati. LibreUmbria è una storia d’impegno per una Pubblica Amministrazione protesa verso la Qualità.

LibreUmbria vuole essere la rappresentazione dello slogan di #umbriadigitale:”Fare bene, condividere, comunicare”

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Prossima fermata: FAD per corsi LibreUmbria

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Foto di London College of Fashion

A giugno si conclude la prima fase di formazione della Provincia di Perugia, Ente pilota nel progetto LibreUmbria, che ha visto la migrazione a LibreOffice di oltre 200 utenti. Vista l’importante esperienza d’aula, il gruppo di lavoro ha nel frattempo iniziato a lavorare alla progettazione di un modulo su LibreOffice base da fruire in modalità e-learning.

La FAD potrebbe rappresentare un supporto importante per tutte quelle Pubbliche Amministrazioni che intendono adottare il progetto LibreUmbria ma che non dispongono di formatori interni da poter utilizzare per l’addestramento su LibreOffice.

L’obiettivo che si è posto il gruppo di lavoro, pertanto, è quello di realizzare un primo studio di fattibilità utile a individuare soluzioni per la formazione a distanza, con la progettazione del modulo su LibreOffice come primo caso d’uso da realizzare.

E’ stato deciso di costituire un forum interistituzionale tematico sulla FAD all’interno della Scuola di Amministrazione Pubblica Villa Umbra per “promuovere momenti di confronto e condivisione di buone pratiche nonché definire, congiuntamente alla Scuola, i fabbisogni di formazione e le relative azioni di sviluppo da mettere in campo per gli enti del sistema regionale“.

Firma digitale da LibreOffice

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Tra le famose quattro libertà del software open source c’è quella di “migliorare il programma e di distribuirne pubblicamente i miglioramenti, in modo tale che tutta la comunità ne tragga beneficio”. Questo è quello che abbiamo fatto elaborando una estensione ufficiale per LibreOffice che consente, direttamente tramite un pulsante della barra degli strumenti, di generare il file in .pdf e richiamare il software Dike per apporre la firma digitale.

L’estensione ha avuto riscontri positivi di quanti l’hanno scaricata e la stanno utilizzando, ma andava fatta una personalizzazione per agevolare l’uso dell’estensione all’interno dell’Ente che è partito per primo nel progetto LibreUmbria, ovvero, la Provincia di Perugia.

La personalizzazione realizzata, che sarà presentata nei prossimi giorni ai dirigenti dell’Ente, consente la generazione del documento in .pdf e la firma dello stesso tramite la firma digitale remota adottata in Provincia.

L’aggiunta di questa funzionalità rappresenta un passo importante verso la semplificazione di alcune operazioni diventate ormai di routine negli uffici.

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LibreUmbria a Forum PA

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Il prossimo 29 maggio alle ore 9.30 presso il Palazzo dei Congressi a Roma EUR si parlerà di LibreUmbria nell’ambito del barcamp InnovatoriPA organizzato in occasione di Forum PA.

Il tema del barcamp è “Innovare in una PA che deve fare di più spendendo di meno” ed è per questo motivo che LibreUmbria può rappresentare una buona idea da far conoscere ad altre Pubbliche Amministrazioni. 

“Il barcamp – si legge nella pagina di InnovatoriPA – è una conferenza generata dai partecipanti in cui nessuno è spettatore e tutti contribuiscono alla riuscita dell’evento portando un progetto, un’idea, preparando una presentazione, partecipando alla discussione o aiutando nell’organizzazione”. Abbiamo ritenuto importante partecipare per far conoscere un progetto e agevolarne il riuso, per confrontarci con altri, per migliorare quanto già fatto.

Questo il programma del barcamp: dalle 9.30 alle 10.30 keynote session, poi presentazione interventi, sessione ai tavoli tematici fino alle 13 per concludere con “5 minutes of madness”.

LibreUmbria sulla newsletter della comunità Ubuntu

Nella seconda newsletter settimanale della comunità italiana di Ubuntu è stata riportata, nello spazio “dallo stivale”, la notizia del progetto LibreUmbria.

La newsletter riporta il post di presentazione del piano di progetto pubblicato nei giorni scorsi con licenza Creative Commons e che vuole rappresentare un punto di riferimento per altre Pubbliche Amministrazioni che intendono adottare software di tipo open source.

Piano di progetto di LibreUmbria

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Scrivere un piano di progetto nella migrazione a software open source di un Ente è fondamentale perché consente non solo di definire il famoso “chi fa cosa e con quali tempi”, ma di contestualizzare le azioni da intraprendere.

Il Piano di Progetto di LibreUmbria, che è stato sviluppato sulla base del project charter, analizza in modo puntuale le attività e le sottoattività utili al processo di migrazione da un qualunque software di office automation a LibreOffice. L’approccio al problema è volutamente generico, non calato su un singolo Ente aderente a LibreUmbria (tranne per la parte economica dove serviva invece dare un termine concreto e quantificabile di paragone).

Insieme al piano di progetto si sono voluti pubblicare tutti gli allegati, compresi quelli più “tecnici”, al quale il piano fa riferimento. L’obiettivo della messa a disposizione in licenza Creative Commons è ancora quello di favorire il riuso non solo ad altre Pubbliche Amministrazioni ma a tutti quei soggetti che intendono affrontare in modo sereno, ragionato e senza grosse criticità la migrazione a software libero.

Guida all’installazione di LibreOffice su Active Directory

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Il momento dell’installazione di LibreOffice è importante. E’ importante perché vanno prese decisioni circa le eventuali personalizzazioni che si vogliono apportare al pacchetto e va programmata la modalità di installazione, soprattutto se il parco macchine è abbastanza ampio.

Il documento che pubblichiamo contiene le indicazioni utili a personalizzare il pacchetto “standard” di LibreOffice (file .msi). Le personalizzazioni apportate dalla Provincia di Perugia, Ente pilota del progetto LibreUmbria, sono riferite alla disabilitazione del controllo automatico sugli aggiornamenti di versione (per evitare inutili carichi di rete), disattivazione del messaggio di richiesta consenso all’utilizzo del programma visualizzato al primo avvio e impostazione del salvataggio di default nel formato .doc, .xls e .ppt, finalizzato a semplificare lo scambio di documenti fino a completa migrazione dell’Ente, quando si passerà al formato aperto di LibreOffice.

Oltre alla personalizzazione del pacchetto, è possibile scegliere particolari personalizzazioni delle opzioni del programma (come ad esempio il carattere predefinito, la cartella in cui salvare i documenti, l’attivazione del controllo ortografico, ecc.). Una volta definite le caratteristiche “standard” per tutti gli utenti, è possibile impostarle su tutte le postazioni copiando un particolare file (con estensione .xcu) sulla cartella di LibreOffice. Per questo, nel documento è descritto come realizzare un file batch da poter lanciare in automatico per copiare il file .xcu su tutte le postazioni. Questo consente di tenere costantemente allineate le caratteristiche di LibreOffice per ciascun utente, in modo da semplificare il lavoro di chi presta assistenza tecnica.

Preparato il pacchetto personalizzato di installazione e il file .xcu con le opzioni desiderate, la Provincia di Perugia, che ha postazioni gestite sotto dominio Active Directory Windows Server, ha definito una policy di installazione su Active Directory. Questo consente la pianificazione di installazioni silenti, che non richiedono l’intervento dei tecnici e permettono inoltre la programmazione dell’installazione di LibreOffice a ben definiti gruppi di utenti. In questo modo, infatti, la Provincia può installare LibreOffice in modo graduale ai soli utenti che hanno già frequentato il corso base.

Ecco la guida all’installazione e personalizzazione di LibreOffice

LibreOffice – Firma con DiKe

“FirmaconDiKe” è una estensione per LibreOffice in grado di firmare digitalmente i documenti tramite il software “DiKe“.
“DiKe” è un programma distribuito da Infocert, molto in uso nelle Pubbliche Amministrazioni italiane.

Questa estensione consente dunque di firmare digitalmente un documento direttamente in LO Writer e Calc, mediante un nuovo pulsante aggiunto nella barra degli strumenti.
La macro che viene lanciata, prima trasforma il documento in .PDF in una directory scelta dall’utente, poi lancia il programma “DiKe” il quale, chiedendo il PIN, provvede a firmare digitalmente il file (.P7M)

L’estensione è compatibile con LibreOffice 3.5, 3.6 e 4.0. E’ rilasciato sotto licenza GPL.

Testato su Windows XP, Windows Vista, Windows 7 (32 e 64bit), Ubuntu 10.04 ed Ubuntu 12.04. Al momento Mac OS non è supportato.

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Provincia: quasi cento gli utenti formati

A quasi un centinaio di installazioni effettuate e alcuni gruppi di utenti finali migrati in Provincia di Perugia, si fanno i primi bilanci. I questionari di percezione della qualità compilati dai partecipanti ai corsi hanno rilevato un alto tasso di soddisfazione. In particolare è stato reputato molto utile l’iniziativa formativa ed apprezzata la modalità di gestione ed organizzazione.

Voti molto alti anche per i formatori, tutti dipendenti dell’Ente, impegnati nell’attività di docenza e nell’attività di assistenza post migrazione che necessita di ausilio per la conversione di vecchi documenti e fogli di calcolo.

Apprezzato il kit di supporto consegnato, tramite il quale gli utenti hanno dichiarato di aver effettuato l’installazione di LibreOffice anche nel computer di casa, per potersi esercitare e avere a disposizione lo stesso strumento open source usato in ufficio.

I formatori, al fine di accordarsi sulle modalità didattiche e confrontarsi sui feedback d’aula, hanno stabilito un calendario di incontri periodici, con l’obiettivo di condividere la propria esperienza, supportarsi nel far fronte ad eventuali criticità rilevate e “fare squadra”. Cosa che sembra davvero riuscita.

Prima lezione

Sono iniziati oggi presso la Scuola di Amministrazione Pubblica Villa Umbra i corsi su LibreOffice rivolti ai dipendenti della Provincia di Perugia. I primi due gruppi, formati da 15 persone, hanno iniziato con entusiasmo questo percorso formativo che vuole accompagnarli nell’adozione di LibreOffice e nel cambiamento di alcune abitudini di lavoro.

I partecipanti si sono subito dimostrati interessati ed attenti. “La Provincia parte per prima in questo progetto – hanno sottolineato i formatori – perché sappiamo di essere pronti e di poter contare su persone collaborative, in grado di recepire con entusiasmo le innovazioni, così come successo in passato con la firma digitale e la dematerializzazione degli atti”. 

Le prime impressioni raccolte sono state senza dubbio positive. Perché è stata riconosciuta la chiarezza della comunicazione nel progetto, oltre allo sforzo nel voler formare con lezioni frontali tutti gli interessati.

Si prosegue quindi, a pieno ritmo con il primo gruppo di utenti pronti a tornare in ufficio per aprire LibreOffice e iniziare la verifica di compatibilità dei documenti più vecchi. Questa la sfida lanciata dai formatori: tornare in classe la prossima volta non solo con belle notizie ma anche con le eventuali criticità che emergeranno in ufficio e che saranno affrontate insieme. Senza lasciare nessuno da solo.